Strumenti di pianificazione

Nozioni di base sugli strumenti di pianificazione

Apri Strumenti di pianificazione dalla barra laterale. In alto nella pagina c'è la scheda Account collegati: hai bisogno di almeno un account di calendario collegato qui prima di poter creare uno strumento di pianificazione. Sotto c'è la scheda Strumenti di pianificazione vera e propria, con un pulsante Nuovo strumento di pianificazione a destra e una griglia degli strumenti di pianificazione che hai già creato.

Cosa fa uno strumento di pianificazione

Ogni strumento di pianificazione è una pagina di prenotazione pubblica con un proprio URL, ad esempio calendarbridge.com/book/userx/30min. Quando qualcuno la visita, CalendarBridge:

• Legge le disponibilità dal tuo calendario di prenotazione e da eventuali calendari aggiuntivi che hai allegato, così gli orari già occupati vengono nascosti.
• Applica i tuoi orari di lavoro, il tempo di preavviso e le finestre di intervallo per restringere gli slot offerti.
• Consente al visitatore di scegliere un orario, inserire nome, email ed eventuali domande personalizzate, quindi scrive l'evento sul tuo calendario di prenotazione, e su qualsiasi altro calendario con cui sei in sincronizzazione.

La scheda dello strumento di pianificazione a colpo d'occhio

Ogni strumento di pianificazione nella griglia compare come una scheda con cinque aree:

• Intestazione — icona colorata, nome dello strumento di pianificazione, l'account e l'email a cui è collegato, più un menu ⋯ con Modifica, Clona ed Elimina.
• Riga URL — il link pubblico con un pulsante Copia a un clic e un pulsante Incorpora che apre lo snippet iframe.
• Statistiche rapide — durata della riunione e provider di videoconferenza, con una pillola Attivo a destra.
• Piè di pagina — una scorciatoia Modifica e un interruttore Altro / Meno.
• Dettaglio espanso — quando fai clic su Altro, la scheda si espande per mostrare durata, finestra di prenotazione, lingua, formato dell'ora, primo giorno della settimana, tempo di preavviso, intervalli, numero di domande personalizzate, tipo di riunione online, calendari aggiuntivi e l'intera griglia settimanale degli orari di lavoro.

Crea un nuovo strumento di pianificazione

Fai clic su + Nuovo strumento di pianificazione in alto a destra nella scheda Strumenti di pianificazione. La pagina passa a un generatore in quattro passaggi con un'anteprima in tempo reale fissata a destra: l'anteprima si aggiorna mentre procedi, così puoi vedere esattamente cosa dirà la tua pagina di prenotazione.

1. Scegli i calendari e dai un nome allo strumento di pianificazione

   Il Passaggio 1 copre la parte tecnica: quali calendari legge lo strumento di pianificazione e come chiamarlo.

   • Calendario di prenotazione — il calendario su cui vengono scritte le prenotazioni. Scegline uno tra i tuoi calendari collegati.
   • Calendari aggiuntivi da controllare — facoltativo. Aggiungi eventuali calendari extra che vuoi consultare anche per i conflitti (pensa: il tuo calendario personale, un calendario di team condiviso). Le loro disponibilità vengono rispettate, ma le prenotazioni vengono comunque registrate sul calendario di prenotazione sopra.
   • Nome dello strumento di pianificazione — etichetta interna, ad es. "Riunione di 30 min" o "Revisione del design". È ciò che compare nella tua dashboard e nel titolo della pagina di prenotazione.

   Fai clic su Avanti per passare alla disponibilità.

2. Imposta durata, orari e intervalli

   Il Passaggio 2 controlla quando le persone possono prenotare. Vedi Disponibilità e intervalli di seguito per la spiegazione campo per campo, a colpo d'occhio:

   • Scegli una durata della riunione: 60, 30 o 15 minuti, oppure aggiungi un valore personalizzato.
   • Attiva o disattiva ogni giorno della settimana e imposta gli orari di inizio/fine.
   • Imposta il tuo fuso orario, la finestra di prenotazione, il preavviso minimo e gli intervalli prima/dopo.
3. Configura l'evento stesso

   Il Passaggio 3 decide l'aspetto dell'evento di calendario risultante. Imposta l'oggetto, una descrizione, un colore dell'evento, il provider di videoconferenza, eventuali invitati aggiuntivi e tutte le domande personalizzate di cui hai bisogno (vedi Dettagli dell'evento e domande).

4. Perfeziona la pagina di prenotazione

   Il Passaggio 4 copre l'esperienza di chi prenota: messaggio di benvenuto, URL di reindirizzamento post-prenotazione, lingua della pagina, formato dell'ora, primo giorno della settimana e un'immagine banner e un avatar facoltativi. Fai clic su Crea strumento di pianificazione per terminare: tornerai nella griglia degli strumenti di pianificazione con la nuova scheda già pubblicata.

Disponibilità e intervalli

Il Passaggio 2 è dove tracci il confine attorno al tuo tempo prenotabile. Ogni controllo di questo passaggio si somma: uno slot deve soddisfare tutte le regole seguenti per essere offerto.

Durata della riunione

Scegli tra le tre opzioni rapide (60 / 30 / 15 minuti) o fai clic su + Aggiungi personalizzata per inserire la tua. Il campo Ora predefinita sottostante mostra il valore scelto in minuti ed è modificabile direttamente se vuoi un numero non tondo, ad esempio 45.

Disponibilità settimanale

Ogni giorno della settimana è una riga nella griglia settimanale con un interruttore, un'ora di inizio e un'ora di fine. Disattiva un giorno per bloccare del tutto le prenotazioni; attivalo e regola gli orari per adattarli ai tuoi orari di lavoro. Usa il piccolo + a destra di qualsiasi riga per aggiungere una seconda finestra nello stesso giorno, comodo per orari frazionati (ad es. mattine e tardo pomeriggio, con la pausa pranzo ritagliata in mezzo).

Fuso orario

Il fuso orario in cui sono espressi gli orari sopra. CalendarBridge converte automaticamente al fuso orario locale di ogni visitatore sulla pagina di prenotazione, così uno slot delle 9 ET apparirà come le 6 PT per qualcuno sulla costa ovest.

Finestra di prenotazione

Quanto in là nel futuro le persone possono prenotare. Scegli tra 1 settimana, 2 settimane, 3 settimane, 1 mese, 2 mesi, 3 mesi, 6 mesi o 1 anno. La pagina di prenotazione non offre mai date oltre questo orizzonte.

Preavviso minimo

Il divario più piccolo consentito tra "adesso" e l'inizio di una prenotazione. Scegli qualsiasi valore da 0 minuti fino a 2 settimane. Se imposti 2 ore, nessuno può prenotare uno slot che inizia nei prossimi 120 minuti: ti protegge dalle sorprese in giornata.

Intervalli

Due campi separati, Intervallo prima e Intervallo dopo. Ciascuno ritaglia del tempo da entrambi i lati di una riunione, così le prenotazioni consecutive non possono collidere. Un intervallo dopo di 15 minuti su una chiamata di 30 minuti significa che CalendarBridge non offrirà un altro slot fino ad almeno 45 minuti dopo l'inizio del precedente.

Dettagli dell'evento e domande

Il Passaggio 3 controlla l'aspetto dell'evento prenotato sul tuo calendario, e cosa viene chiesto al visitatore quando prenota.

Oggetto e descrizione

Il campo Oggetto diventa il titolo dell'evento sul tuo calendario. Puoi usare il nome di chi prenota nel titolo, ad esempio "30 min con {{invitee_name}}", inserendo i tag di unione mostrati nel link di aiuto sotto il campo. La Descrizione si comporta allo stesso modo e finisce nel corpo dell'evento.

Colore dell'evento

Scegli tra Predefinito del calendario più una tavolozza di dieci colori con nome (Pomodoro, Mandarino, Banana, Salvia, Pavone, Mirtillo, Uva, Fenicottero, Grafite). La selezione influisce solo sugli eventi di questo strumento di pianificazione, comodo per separare visivamente le chiamate con i clienti dalle riunioni interne all'interno dello stesso calendario.

Riunione online

Scegli il provider video che CalendarBridge allega a ogni prenotazione:

• Nessuno — non viene generato alcun link. Usalo per le riunioni di persona.
• Riunione online per Microsoft — link di Microsoft Teams tramite il tuo account Microsoft collegato.
• Zoom — viene creata una nuova riunione Zoom per ogni prenotazione.
• Google Meet — un link Meet collegato all'evento del calendario di prenotazione.
• Webex — un nuovo spazio Webex per ogni prenotazione.

Se il provider che ti serve non è ancora collegato, fai clic su + Collega un altro account sotto il menu a discesa per collegarlo.

Partecipanti aggiuntivi

Gli indirizzi email inseriti in Partecipanti aggiuntivi ricevono una copia (CC) su ogni prenotazione. Usalo per coinvolgere un collega, un assistente o una casella di posta condivisa senza costringere il visitatore a ricordarsi di aggiungerli.

Domande personalizzate

Fai clic su + Aggiungi domanda per chiedere qualsiasi cosa oltre a nome ed email: di cosa tratta la chiamata, un numero di telefono, un link a un progetto. La scheda espansa dello strumento di pianificazione mostra un conteggio Domande così puoi vedere a colpo d'occhio quanto chiede un dato strumento di pianificazione a chi prenota.

Aspetto e localizzazione

Il Passaggio 4 è tutto ciò che vede chi prenota e l'esperienza post-prenotazione.

Messaggio di benvenuto

Un breve paragrafo che compare in alto nella pagina di prenotazione: contesto, istruzioni o una frase su di te. Mantienilo scorrevole; è la prima cosa che leggono i visitatori.

URL di reindirizzamento

Un URL facoltativo a cui CalendarBridge invia i visitatori dopo che confermano una prenotazione. Usalo per inviarli a una pagina di ringraziamento, a un flusso di pagamento o a un prompt di passaggio successivo in stile Calendly. Lascialo vuoto per mostrare la pagina di conferma predefinita.

Lingua della pagina

La lingua in cui viene visualizzata la pagina di prenotazione: inglese, spagnolo, tedesco, francese, portoghese o giapponese. È indipendente dalla localizzazione della dashboard che usi tu.

Sovrascrittura della localizzazione di chi prenota

Controlla la formattazione di date e numeri sulla pagina di prenotazione. Auto corrisponde alla localizzazione del browser del visitatore; scegli una localizzazione specifica come en-GB o es-ES se vuoi una formattazione coerente indipendentemente da chi la visualizza.

Formato dell'ora e primo giorno della settimana

Interruttori radio indipendenti. Il formato dell'ora passa tra 12h (am/pm) e 24h. Il primo giorno della settimana passa tra Domenica e Lunedì, il che cambia l'ordine delle colonne nel selettore di date.

Immagine banner e avatar

Inserisci un banner largo per la parte superiore della pagina e un avatar rotondo per l'intestazione. Entrambi sono facoltativi: senza di essi la pagina ripiega su un'intestazione pulita di solo testo, ma una foto e un banner rendono uno strumento di pianificazione più personale e in linea con il marchio.

Condividi e incorpora

Ogni strumento di pianificazione pubblicato ha un URL pubblico nella forma calendarbridge.com/book/<handle>/<slug>. Lo trovi in due posti.

Copia il link

Sulla scheda dello strumento di pianificazione, la riga URL è la pillola grigia sotto l'intestazione. Fai clic su Copia: l'icona diventa un segno di spunta verde e mostra Copiato per un paio di secondi. Incollalo in una firma email, in un messaggio di chat o in un modello CRM.

Incorporalo in un sito web

Fai clic sul pulsante Incorpora accanto a Copia. Si apre una finestra con uno snippet <iframe> precompilato con l'URL del tuo strumento di pianificazione: copialo e incollalo in qualsiasi pagina che accetta HTML. L'iframe predefinito è alto 600px e a larghezza piena; modifica gli stili inline se il tuo layout necessita di dimensioni diverse.

Gestire gli strumenti di pianificazione esistenti

Tornando alla schermata principale Strumenti di pianificazione, ogni scheda porta le tre azioni di gestione che userai più spesso.

Lo stato vuoto

Se elimini ogni strumento di pianificazione, la scheda si riduce a uno stato vuoto illustrato con un pulsante Crea il tuo primo strumento di pianificazione: lo stesso flusso di + Nuovo strumento di pianificazione, solo un invito più in evidenza quando la griglia è vuota.