Jak skonfigurować domyślną konfigurację asystenta AI Twojej organizacji

Możesz ustawić domyślną konfigurację obowiązującą wszystkich użytkowników w organizacji przy użyciu Asystenta AI CalendarBridge. Zapewnia to spójny ton, reguły planowania, preferencje platform i zachowanie w zakresie działań następczych bez konieczności indywidualnego konfigurowania asystenta przez każdego pracownika.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces tworzenia domyślnej konfiguracji asystenta Twojej organizacji, zarządzania nią i jej skalowania.

Krok 1: Utwórz konto grupowe

Aby rozpocząć, utwórz konto grupowe dla swojej organizacji. Zapewnia to dostęp do scentralizowanych rozliczeń, zarządzania użytkownikami i domyślnej konfiguracji asystenta.

Krok 2: Autoryzuj dostęp do zarządzanych synchronizacji

Asystent działa tylko wtedy, gdy ma dostęp do danych kalendarza. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby autoryzować dostęp do kalendarzy Twoich użytkowników.

Krok 3: Zbuduj domyślną konfigurację swojej organizacji

Po skonfigurowaniu konta grupowego i autoryzowaniu dostępu do kalendarza możesz zdefiniować domyślną konfigurację.

Gdzie ją skonfigurować

W Panelu grupowym przejdź do karty Ustawienia asystenta. To tutaj definiujesz instrukcje, które asystent będzie stosował w całej organizacji.

Wszyscy użytkownicy dziedziczą tę konfigurację, chyba że utworzą własną.

Co uwzględnić w domyślnej konfiguracji

Użyj prostego języka, aby opisać, jak chcesz, aby zachowywał się Twój asystent. Na przykład:

Ton komunikacji
Przykład: Używaj profesjonalnego i przyjaznego tonu.

Godziny pracy
Przykład: Planuj spotkania między 9:00 a 17:00, od poniedziałku do piątku.

Typy, długości i lokalizacje spotkań
Przykład: Spotkania wewnętrzne trwają 30 minut w Microsoft Teams. Rozmowy zewnętrzne trwają 45 minut w Google Meet.

Zachowanie w zakresie działań następczych
Przykład: Kontaktuj się raz dziennie, ale nigdy w tym samym dniu, w którym wysłano zaproszenie. Nie kontaktuj się więcej niż trzy razy.

Preferencje platform
Możesz ustawić Google Meet lub Microsoft Teams jako domyślną platformę swojej organizacji.

Przykładowa domyślna konfiguracja organizacji

Możesz ją skopiować i edytować, aby dopasować ją do swojego zespołu:

(Najedź kursorem na poniższe pole, a w prawym górnym rogu pojawi się łącze “kopiuj”)

Spotkania wewnętrzne powinny domyślnie trwać 30 minut, chyba że określono inaczej. Zaplanuj cykliczne spotkania zespołu na poniedziałki na godzinę 10:00.
Unikaj planowania spotkań między działami bez sprawdzenia konfliktów z kalendarzami kierownictwa.
Nie rezerwuj czasu w blokach obowiązujących całą firmę oznaczonych jako “Bez spotkań” lub “Czas na skupienie.”
Pozostaw 15 minut czasu buforowego między spotkaniami wewnętrznymi.
Użyj tytułu prośby o spotkanie w wierszu tematu zaproszenia do kalendarza.
Wszystkie spotkania powinny zawierać nazwę odpowiedniego działu w polu lokalizacji zaproszenia.
Podczas planowania w imieniu wielu członków zespołu priorytetowo traktuj dostępność starszych pracowników.

Jak poszczególni użytkownicy konfigurują swojego asystenta

Każdy użytkownik w Twojej organizacji może dostosować zachowanie swojego asystenta. Te dostosowania wpływają tylko na tego indywidualnego użytkownika i nie zmieniają domyślnej konfiguracji ani rozliczeń Twojej organizacji.

Oto jak to działa:

Najpierw użytkownik potrzebuje podłączonego kalendarza. Można to zrobić na jeden z dwóch sposobów:

• Administrator dodaje go za pośrednictwem sekcji “Dodaj konto kalendarza” w panelu grupowym
• Użytkownik podłącza go z własnego panelu osobistego

Po podłączeniu użytkownik może przejść do karty Mój asystent i utworzyć własną konfigurację. Wpływa ona tylko na asystenta tego użytkownika, a nie na ustawienia całej organizacji.

Aby korzystać z Zoom lub Google Meet, użytkownicy muszą podłączyć własne konto w sekcji Wideokonferencje. Tych platform nie można skonfigurować na poziomie organizacji.

Te aktualizacje wpływają tylko na tego użytkownika. Nadal są w pełni objęte Twoją licencją grupową i nie jest wymagana żadna dodatkowa subskrypcja.

Jak asystent obsługuje kontakty zewnętrzne

Twój asystent może wysyłać e-maile do każdego, nie tylko do wewnętrznych członków zespołu.
Używa Twojego podłączonego konta e-mail, więc wiadomości pochodzą z Twojego adresu i zawierają Twój podpis.

Odbiorcy nie muszą się logować ani tworzyć konta, aby odpowiedzieć.

Po zapisaniu domyślnej konfiguracji Twój asystent jest gotowy do użycia w całej organizacji.

Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu poszczególnymi użytkownikami lub skalowaniu zmian konfiguracji?

Odwiedź Centrum pomocy dla administratorów grup, aby uzyskać zaawansowane ustawienia, zarządzanie licencjami i więcej.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Aby uzyskać więcej przykładów i wskazówek dotyczących pisania instrukcji dla asystenta, odwiedź Jak trenować asystenta planowania AI CalendarBridge.

Możesz wysyłać do swojego asystenta e-maile bezpośrednio z prostymi prośbami. Oto kilka przykładów do wypróbowania:

• Dodaj tydzień urlopu i powiadom mój zespół
• Usuń wszystkie bloki czasowe związane z projektem zespołu X
• Zaplanuj lunch zespołowy dla wszystkich w przyszły piątek
• Zmień wszystkie 30-minutowe spotkania z Johnem na 45 minut
• Dodaj “Ciekawostkę dnia” do wszystkich wewnętrznych e-maili
• Przekazuj wszelkie e-maile zawierające termin, wydarzenie lub powiadomienie o spotkaniu, aby zostały dodane do Twojego kalendarza

Możesz również zautomatyzować przychodzące planowanie, przekazując asystentowi e-maile z formularzami lub zapytaniami. Użyj reguł skrzynki odbiorczej (takich jak przekazywanie wiadomości od “Zgłoszenia formularzy”) i połącz je z konfiguracją kalendarza, która mówi asystentowi, jak reagować. W zależności od Twojej konfiguracji asystent może automatycznie proponować terminy i wysyłać odpowiedzi w Twoim imieniu.

Przykład z Outlook: Ta przykładowa reguła skrzynki odbiorczej przekazuje wiadomości od “Zgłoszenia formularzy” do asystenta. Możesz skonfigurować podobne reguły w Gmail, Apple Mail lub dowolnej innej platformie e-mail, która obsługuje reguły przekazywania.

Jeśli musisz wprowadzić zmianę po wysłaniu prośby, po prostu odpowiedz w tym samym wątku e-mailowym, podając swoją aktualizację:

• Zmień to na 15 minut zamiast 30
• Czy możemy przełożyć to spotkanie na przyszły tydzień?
• Zaktualizuj tytuł na “Cotygodniowa rozmowa planistyczna”

Wykaż się kreatywnością. Asystent jest elastyczny i może dostosować się do wszelkiego rodzaju przepływów pracy, o ile Twoja prośba jest jasna.