Como configurar a sincronização unidirecional

Introdução

Este artigo orienta você na configuração da sincronização de um calendário para outro calendário. Se você quiser configurar a sincronização em ambas as direções entre vários calendários (ou seja, se quiser configurar várias conexões de sincronização de uma vez, consulte Como configurar várias conexões de sincronização).

Vá para a página de sincronizações

Clique no link “Syncs” na barra de navegação superior. Ou simplesmente digite https://calendarbridge.com/dashboard/syncs no seu navegador. Se você ainda não criou nenhuma sincronização, ficará assim:

Clique no botão “New Sync +” para prosseguir para a tela de seleção de calendários.

Selecione o calendário de origem

Selecionar um calendário de origem do Google, Microsoft ou iCloud

Na coluna central desta tela estão listadas todas as contas de calendário que você conectou ao CalendarBridge.

Encontre a conta do calendário de origem que você deseja e clique nela para expandir uma lista de calendários dessa conta.

Explicação desta tela

Na tela “Select Source Calendar” (Selecionar calendário de origem), cada calendário na lista é representado por um retângulo com:

• um ícone do tipo de conta (Google, Microsoft ou Apple)
• o nome do calendário (primeira linha de texto)
  • Para contas da Microsoft, o calendário principal da conta sempre se chama “Calendar.”
  • Para contas do Google, o calendário principal da conta é indicado por “Primary Calendar” em uma terceira linha de texto.
  • Para contas do iCloud, há dois calendários por padrão: “Work” e “Home.” Em qual deles seus eventos estão depende de como você tem usado seu calendário do iCloud.
• a conta em que o calendário está (segunda linha de texto)
• Uma marcação de “Read Only” (Somente leitura) significa que a conta indicada na segunda linha de texto não tem permissão para editar esse calendário.
  • É o caso de calendários gerados pelo sistema (por exemplo, os calendários de feriados) e de calendários que foram compartilhados (usando os recursos de compartilhamento de calendário do Google ou da Microsoft) para essa conta com permissões somente leitura.

Selecione o calendário de onde você deseja que os eventos sejam copiados.

Usar uma URL ICS como calendário de origem

Se o calendário de origem desejado não for um calendário do Google, Microsoft ou iCloud. OU, se o calendário de origem desejado estiver em uma conta do Google ou Microsoft para a qual o administrador não permite que você conecte o CalendarBridge, você ainda pode usar esse calendário como calendário de origem se conseguir publicar um feed .ics desse calendário.

Clique para expandir “Other Calendar Types” (Outros tipos de calendário)

Cole a URL pública .ics do calendário na caixa e clique em “Use ICS URL as Source.” (Usar URL ICS como origem).

Selecione o calendário de destino

Em seguida, expanda a lista de calendários da conta que você deseja como destino e selecione o calendário específico dessa conta para o qual você deseja que os eventos sejam copiados.

Na captura de tela abaixo, os eventos serão copiados do calendário chamado “marketing@calendarbridge.com” na conta do Google associada a marketing@calendarbridge.com; esses eventos serão copiados para o calendário chamado “Home” na conta do iCloud de cal_bridge@icloud.com

Para contas da Microsoft, verifique o fuso horário do calendário.

Por padrão, presumimos que o fuso horário do calendário da Microsoft é o fuso horário em que você está atualmente. Se não for o caso, selecione o fuso horário correto no menu suspenso.

Depois de selecionar os calendários de origem e destino e definir o fuso horário de quaisquer calendários da Microsoft, clique em “Continue to Privacy.” (Continuar para Privacidade), o que abrirá a tela “Select Information to Sync” (Selecionar informações a sincronizar)

Configure as opções de privacidade das cópias dos seus eventos

Em seguida, configure as opções de privacidade da conexão de sincronização e defina a tag de assunto que será anexada às cópias de eventos criadas por essa conexão de sincronização.

• Assunto
  • Se esta caixa estiver marcada, o assunto dos eventos será copiado do calendário de origem para o calendário de destino. Se esta caixa não estiver marcada, o assunto das cópias de eventos será simplesmente “busy” (ocupado).
  • Se você marcar esta caixa, mas quiser que suas cópias de eventos apareçam como “ocupado” no Assistente de Agendamento do Outlook e no Encontrar horário do Google, use a opção “All Private” (Tudo privado) (discutida abaixo).
• Participantes
  • Se esta caixa estiver marcada, os participantes dos eventos serão copiados do campo de participantes do calendário de origem para o campo de descrição do calendário de destino. Os participantes não são copiados para o campo de participantes das cópias de eventos, a fim de evitar a possibilidade de convites e atualizações de eventos serem enviados a partir do calendário errado.
• Descrição
  • Se esta caixa estiver marcada, o assunto dos eventos será copiado do calendário de origem para o calendário de destino. Se esta caixa não estiver marcada, a descrição na cópia do evento ficará em branco.
  • Se você marcar esta caixa, mas não quiser que a descrição apareça no Assistente de Agendamento do Outlook e no Encontrar horário do Google, use a opção “All Private” (Tudo privado) (discutida abaixo).
• Local
  • Se esta caixa estiver marcada, o local dos eventos será copiado do calendário de origem para o calendário de destino. Se esta caixa não estiver marcada, o campo de local da cópia do evento ficará em branco.
  • Se você marcar esta caixa, mas não quiser que o local apareça no Assistente de Agendamento do Outlook e no Encontrar horário do Google, use a opção “All Private” (Tudo privado) (discutida abaixo).
• Conferência
  • Se esta caixa estiver marcada, os detalhes de conferência web gerados por complementos/extensões do Google Meets, Microsoft Teams, Skype e Zoom serão copiados para a descrição da cópia do evento. Se esta caixa não estiver marcada, os detalhes de conferência web gerados por esses complementos/extensões não serão adicionados às cópias de eventos.
• Lembretes
  • Se esta caixa estiver marcada, as configurações de lembrete padrão do calendário de destino serão aplicadas às cópias de eventos. Se esta caixa não estiver marcada, as cópias de eventos não terão lembretes definidos por padrão. Observação: se esta caixa estiver marcada, atualizações subsequentes do evento original farão com que o lembrete da cópia do evento seja redefinido (ou seja, você pode ter que dispensá-lo novamente no calendário de destino).
• Tudo privado
  • Se esta caixa estiver marcada, todas as cópias de eventos serão marcadas como privadas, de modo que outros usuários da sua organização verão suas cópias de eventos simplesmente como “ocupado” nos recursos Assistente de Agendamento do Outlook e Encontrar horário do Google.

Configure a tag anexada ao assunto das cópias de eventos

Por padrão, o CalendarBridge anexa “(copy)” ao assunto das cópias de eventos. Se você quiser substituir “(copy)” por algum outro texto (por exemplo, um texto que indique o calendário de onde o evento veio), digite esse texto nesta caixa de texto. Se você não quiser que o CalendarBridge adicione nenhuma tag ao assunto das cópias de eventos, ative a chave “No Tag” (Sem tag).

Observações importantes sobre a escolha de uma tag:

• Não usar tag não é recomendado porque pode rapidamente se tornar confuso saber quais eventos originaram de quais calendários. Se sua preocupação é que “(copy)” pareça estranho para os colegas de trabalho, a abordagem recomendada é usar a configuração “make private” (tornar privado). Se você tem certeza de que deseja desativar a marcação das cópias de eventos, é recomendável pelo menos definir uma cor personalizada para as cópias de eventos (etapas 5c e 5e, acima).
• Escolha uma tag que provavelmente não ocorra “naturalmente” no final do assunto de um evento. Por exemplo, coloque a tag entre parênteses ou inclua um caractere especial.

Quando tiver todas as configurações acima definidas como desejado, clique em “Continue to Options” (Continuar para Opções) para abrir a tela de Opções de Sincronização.

Configure a cor dos eventos e a filtragem de eventos

• Cor de cópia padrão/não categorizada. O valor/cor selecionado neste menu suspenso controla a cor das cópias de eventos não categorizados no calendário de destino. “Calendar Default” (Padrão do calendário) significa a cor padrão atribuída ao calendário de destino no Outlook ou no Google Calendar.
• Corresponder cores da origem do evento. Com esta chave na posição desligada, todas as cópias de eventos usarão a cor definida para cópias de eventos não categorizados – independentemente de o evento ter sido categorizado no calendário de origem. Com esta chave na posição ligada, as cópias de eventos categorizados terão a cor do evento original no calendário de origem.
  • Observação: isso requer que os nomes das categorias sejam iguais no calendário de origem e no calendário de destino.
  • Observação: esta configuração só está disponível quando o calendário de origem e o calendário de destino são do mesmo tipo (ou seja, ambos os calendários de origem e destino são da Microsoft, ou ambos os calendários de origem e destino são do Google).
  • Observação: a codificação por cores não está disponível atualmente para iCloud ou URLs ICS.

Filtrar eventos que você não quer sincronizar

Na seção “Advanced” (Avançado), você tem a opção de definir filtros que impedirão que o CalendarBridge sincronize determinados eventos. Observe que a filtragem só está disponível para contas do Google e da Microsoft — a filtragem não é compatível com Apple ou URLs ICS.

Excluir eventos livres

Se você ativar esta configuração, o CalendarBridge não sincronizará eventos que estejam designados como “livre” no calendário de origem. (Por exemplo, eventos de dia inteiro são definidos como “livre” por padrão tanto no Google quanto no Outlook Calendar.)

Excluir eventos provisórios

Esta configuração está disponível quando o calendário de origem é um calendário do Outlook. Se você a ativar, o CalendarBridge não sincronizará eventos definidos como “provisório” no seu calendário do Outlook. Por padrão, o Outlook marca como “provisório” os convites que você recebeu, mas não aceitou.

Excluir eventos não aceitos

Esta configuração está disponível quando o calendário de origem é um calendário do Google. Se você a ativar, o CalendarBridge não sincronizará eventos resultantes de convites que você recebeu, mas não aceitou no seu calendário do Google.

Excluir eventos de origem com uma cor/categoria específica

Esta configuração permite designar uma cor (calendário de origem do Google) /categoria (calendário de origem do Outlook) que, quando aplicada a um evento no calendário de origem, resultará em o CalendarBridge não sincronizar esse evento com o calendário de destino. Isso permite decidir quais eventos sincronizar e não sincronizar caso a caso. Observe que, para um calendário de origem do Outlook, o nome da sua categoria deve corresponder exatamente ao nome padrão que o Outlook usa (“Green category”, “Yellow category” etc.).

Sincronizar apenas eventos de uma cor específica

Este é o inverso da configuração acima. Somente os eventos que correspondem à cor/categoria selecionada serão sincronizados, e todos os outros serão ignorados. Isso é útil se você atribui uma cor a eventos de trabalho, eventos pessoais, eventos de viagem etc., e só quer que um subconjunto específico seja sincronizado.

Habilitar filtragem por intervalo de tempo e dia

Isso permite sincronizar apenas os eventos que se enquadram em horários específicos e dias específicos da semana. Eventos que ocorrem fora do intervalo selecionado não serão sincronizados.

Depois que as opções de sincronização estiverem configuradas como desejado, clique em “Review Sync,” (Revisar sincronização) para abrir a tela final de revisão:

Se precisar alterar algo, clique em “Back,” (Voltar); caso contrário, clique em “Create” (Criar) para estabelecer a conexão de sincronização e retornar à sua página de visão geral de sincronizações.

Quando a sincronização estiver concluída, o indicador de progresso será substituído por “Active and Up-to-Date.” (Ativo e atualizado). (Para atualizar o status, você deve atualizar a página)

A configuração da conexão de sincronização está concluída. Repita estas etapas para cada par de calendários que você deseja sincronizar.