如何為您組織的 AI 助理設定預設配置

設定套用於組織中所有使用者的預設配置，確保一致的語氣、排程規則、平台偏好及後續追蹤行為，而無需每位員工個別設定其助理。

C Chad 更新於 2026 年 3 月 13 日 閱讀時間 4 分鐘

您可以使用 CalendarBridge AI 助理，設定套用於組織中所有使用者的預設配置。這可確保一致的語氣、排程規則、平台偏好及後續追蹤行為，而無需每位員工個別設定其助理。

本指南將說明如何建立、管理及擴展您組織的預設助理配置。

步驟 1：建立團體帳戶

Organization AI assistant configuration

若要開始，請為您的組織建立團體帳戶。這讓您能夠存取集中式帳單、使用者管理及預設助理配置。

步驟 2：授權存取受管理的同步

助理只有在能夠存取行事曆資料時才能運作。請依照本指南授權存取您使用者的行事曆。

步驟 3：建立您組織的預設配置

設定好您的團體帳戶並授權行事曆存取後，您就可以定義預設配置。

在哪裡設定

從您的團體儀表板（Group Dashboard），前往 Assistant Settings 分頁。您將在此定義助理在整個組織中要遵循的指示。

除非使用者建立自己的配置，否則所有使用者都會繼承此配置。

您的預設配置該包含哪些內容

使用淺白的語言描述您希望助理如何運作。例如：

溝通語氣
範例：使用專業而友善的語氣。

工作時間
範例：在週一至週五上午 9 點至下午 5 點之間安排會議。

會議類型、長度及地點
範例：內部會議在 Microsoft Teams 上進行 30 分鐘。外部通話在 Google Meet 上進行 45 分鐘。

後續追蹤行為
範例：每天追蹤一次，但絕不在寄出邀請的同一天追蹤。追蹤不超過三次。

平台偏好
您可以將 Google Meet 或 Microsoft Teams 設為您組織的預設平台。

info

注意：由於授權是使用者專屬的，Zoom 必須由每位使用者個別設定。

預設組織配置範例

您可以複製並編輯此內容以符合您的團隊需求：

（將滑鼠移到下方方塊上，右上角會出現「copy」連結）

內部會議除非另有說明，否則預設為 30 分鐘。將定期的團隊同步會議安排在週一上午 10 點。
避免在未檢查與領導層行事曆是否衝突的情況下跨部門安排會議。
不要在標示為「No Meetings」或「Focus Time」的全公司時段上安排會議。
在內部會議之間保留 15 分鐘的緩衝時間。
在行事曆邀請的主旨行中使用會議請求的標題。
所有會議都應在邀請的地點欄位中包含相關的部門名稱。
代表多位團隊成員安排會議時，優先考量資深員工的可用時段。

個別使用者如何設定其助理

您組織中的任何使用者都可以自訂其助理的行為。這些自訂只會影響該個別使用者，不會變更您組織的預設配置或帳單。

運作方式如下：

首先，使用者需要一個已連接的行事曆。這可以透過以下兩種方式之一完成：

連接後，使用者可以前往 My Assistant 分頁並建立自己的配置。它只會影響該使用者的助理，不會影響您全組織的設定。

若要使用 Zoom 或 Google Meet，使用者必須在 Video Conferencing 區段下連接自己的帳戶。這些平台無法在組織層級設定。

這些更新只會影響該使用者。他們仍完全涵蓋在您的團體授權中，無需額外訂閱。

助理如何處理外部連絡人

您的助理可以寄送電子郵件給任何人，不只是內部團隊成員。
它使用您已連接的電子郵件帳戶，因此訊息來自您的地址，並包含您的簽名。

收件者無需登入或建立帳戶即可回覆。

儲存您的預設配置後，您的助理便可在整個組織中使用。

需要協助管理個別使用者或擴展配置變更嗎？

請造訪團體管理員說明中心，以了解進階設定、授權管理等更多資訊。

提示與最佳實務

如需更多撰寫助理指示的範例與指引，請造訪如何訓練您的 CalendarBridge AI 排程助理。

您可以直接以簡單的請求寄電子郵件給您的助理。以下是一些可以嘗試的範例：

您也可以透過將表單提交或詢問電子郵件轉寄給您的助理，來自動化來件排程。使用收件匣規則（例如轉寄來自「Form Submissions」的訊息），並將它們與一項告訴助理如何回應的行事曆配置搭配使用。根據您的設定，助理可以自動建議時間並代表您寄送回覆。

Outlook 範例：此範例收件匣規則會將來自「Form Submissions」的訊息轉寄給助理。您可以在 Gmail、Apple Mail 或任何其他支援轉寄規則的電子郵件平台中設定類似的規則。

如果您在請求寄出後需要進行變更，只要在同一封電子郵件討論串中回覆您的更新即可：

發揮創意。只要您的請求清楚明確，助理就很有彈性，能適應各種工作流程。