Un solo enlace para todo el equipo: reservas colectivas, round robin y primer disponible

Une cualquier enlace de reserva con un + y obtén una sola página que reserva a todo un equipo a la vez, reparte las reuniones por turnos o asigna cada una a quien esté libre primero.

Los enlaces de programación siempre han sido cosa de una persona y un calendario. Ahora pueden ser de un equipo. Pon un + entre dos o más identificadores de CalendarBridge y obtendrás una única página de reserva que lee los calendarios de todos a la vez. Si lo dejas así, os reserva a todos juntos. Añade +rr y reparte las reservas en round robin. Añade +fa y cada reunión va a la primera persona que esté libre.

El enlace es la función

No hay nada que crear ni que configurar. Un enlace combinado es simplemente tu URL de reserva habitual con más de un identificador:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: el programador predeterminado de cada persona.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: un programador concreto para cada persona, escrito como handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: las mismas personas, con reservas en round robin.

Funciona en cuanto lo escribes. Como lee los calendarios y horarios laborales de todos en tiempo real, nadie tiene que mantener sincronizada una disponibilidad compartida, y cualquier cambio en el calendario de alguien se refleja al instante en el enlace.

Si prefieres no montar la URL a mano, el botón Crear un enlace combinado de la página Programadores lo hace por ti: elige tu programador, añade compañeros por su identificador, decide cómo se asignan las reservas y copia el resultado.

Tres formas de compartir un equipo

Lo último que aparece en el enlace decide quién se queda con la reunión.

Todos juntos

Es el modo predeterminado. La página de reserva solo ofrece horarios en los que todas las personas del enlace están libres, así que lo que muestra es un hueco real para todo el grupo. La reunión se crea en el calendario de la primera persona y se invita a las demás, de modo que llega a todos vuestros calendarios como un único evento compartido. Ideal para una presentación conjunta de ventas e ingeniería, una entrevista con varios entrevistadores o cualquier llamada en la que tenga que estar todo el equipo.

Round robin

Añade +rr. Ahora se ofrece un horario si cualquiera está libre, y cada reserva va a una sola persona. CalendarBridge reparte los turnos de forma equitativa: la siguiente reserva es para la persona libre que lleve más tiempo sin recibir una en ese enlace. Quien se haya saltado por estar ocupado conserva su lugar al principio de la cola en lugar de perder el turno. Es el enlace ideal para un botón de «Habla con ventas» o una página de soporte.

Primer disponible

Añade +fa. La disponibilidad es la misma que en round robin, pero la asignación sigue el orden en que has puesto a las personas. La primera que esté libre a la hora elegida se queda con la reunión, y la siguiente solo entra cuando la primera no puede. Úsalo cuando haya un orden natural de prioridad: primero el responsable de la cuenta y, cuando no esté, un suplente.

Qué ven tus invitados

Una página de reserva combinada muestra el avatar de cada anfitrión, superpuestos, con todos vuestros nombres al lado. En un enlace de todos juntos se lee «Reserva con Frank Robles y Chad Gilles». En un enlace de round robin o de primer disponible se lee «Reserva con uno de», para que nadie espere tener a todo el equipo en la llamada.

Cuando reservan, la confirmación les indica exactamente con quién se van a reunir, y la invitación de calendario llega de esa persona. La reunión adopta el color de evento, la videoconferencia, la descripción y los correos de recordatorio de ese anfitrión, así que se ve como cualquier otra reserva de su calendario.

Todo aquello con lo que el invitado interactúa antes (la duración de la reunión, con cuánta antelación puede reservar, tus preguntas personalizadas, el mensaje de bienvenida y la marca) procede del primer programador del enlace. Pon primero a la persona cuya configuración debe dar forma a la página.

Guarda los enlaces que más usas

El asistente puede guardar cualquier enlace combinado con un nombre. Los enlaces guardados se almacenan en tu propia configuración, así que te acompañan en cualquier dispositivo donde inicies sesión, y puedes copiarlos, editarlos o eliminarlos desde el mismo cuadro de diálogo. Si guardas dos veces el mismo grupo de personas, simplemente se cambia el nombre de la entrada existente.

Eliminar un enlace guardado no lo desactiva. Un enlace combinado es solo una URL, y cualquiera que la tenga puede seguir reservando. Para retirarlo de servicio, cambia o elimina uno de los programadores que contiene.

Algunas cosas que conviene saber

• Todas las personas de un enlace combinado necesitan una cuenta de CalendarBridge con una URL de reserva personalizada reclamada. El enlace se construye a partir de esos identificadores.
• Un enlace admite hasta cinco personas. Si necesitas más de cinco, contáctanos.
• La disponibilidad de los anfitriones implicados se vuelve a comprobar en el momento en que alguien reserva, así que un hueco que se haya ocupado mientras tanto se rechaza en lugar de reservarse dos veces.
• Al reprogramar una reserva de round robin o de primer disponible, se mantiene con la misma persona; no se vuelve a ejecutar la rotación.

Preguntas frecuentes

¿Mis compañeros necesitan una cuenta de CalendarBridge para estar en un enlace combinado?

Sí. Un enlace combinado se construye a partir del identificador de CalendarBridge de cada persona, así que todos los que aparecen en él necesitan una cuenta con una URL de reserva personalizada reclamada. El enlace lee sus propios horarios laborales y calendarios.

¿Qué diferencia hay entre round robin y primer disponible?

Ambos ofrecen un horario si cualquier anfitrión del enlace está libre, y ambos asignan la reunión a una sola persona. Primer disponible elige a la primera persona libre según el orden del enlace. Round robin reparte por turnos, así que la siguiente reunión es para la persona libre que lleve más tiempo sin recibir una reserva.

¿Qué configuración usa un enlace combinado?

La duración de la reunión, la ventana de reserva, las preguntas personalizadas y la marca siempre proceden del primer programador del enlace. En un enlace de todos juntos, la reunión se crea en el calendario de esa primera persona y se invita a las demás. En un enlace de round robin o de primer disponible, se crea en el calendario del anfitrión asignado, con su color de evento, su videoconferencia y sus correos de recordatorio.

¿Cuántas personas pueden compartir un enlace combinado?

Hasta cinco. Si necesitas más de cinco, contáctanos.