Un seul lien pour toute l'équipe : réservation collective, round robin et premier disponible

Reliez n'importe quels liens de réservation avec un + et obtenez une page unique qui réserve toute une équipe ensemble, fait tourner les réunions entre ses membres ou confie chacune à la première personne libre.

Un lien de planification, c'était jusqu'ici une personne et un agenda. Désormais, ce peut être une équipe. Placez un + entre deux identifiants CalendarBridge ou plus, et vous obtenez une page de réservation unique qui lit les agendas de tout le monde en même temps. Laissez-le tel quel et il vous réserve tous ensemble. Ajoutez +rr et les réservations tournent en round robin. Ajoutez +fa et chaque réunion revient à la première personne libre.

Le lien, c'est la fonctionnalité

Rien à créer, rien à configurer. Un lien combiné est simplement votre URL de réservation habituelle contenant plusieurs identifiants :

• calendarbridge.com/book/frank+chad : le planificateur par défaut de chaque personne.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales : un planificateur précis pour chaque personne, sous la forme handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr : les mêmes personnes, réservées en round robin.

Il fonctionne dès que vous le saisissez. Comme il lit les agendas et les horaires de travail de chacun en temps réel, personne n'a à tenir à jour une disponibilité partagée, et tout changement dans l'agenda de l'un ou l'autre se répercute immédiatement sur le lien.

Si vous préférez ne pas assembler l'URL à la main, le bouton Créer un lien combiné de la page Planificateurs s'en charge pour vous : choisissez votre planificateur, ajoutez vos collègues par identifiant, choisissez comment les réservations sont attribuées et copiez le résultat.

Trois façons de partager une équipe

Le dernier élément du lien détermine qui obtient la réunion.

Tout le monde ensemble

C'est le mode par défaut. La page de réservation ne propose que les créneaux où chaque personne du lien est libre : ce qu'elle affiche est donc un vrai créneau pour tout le groupe. La réunion est créée dans l'agenda de la première personne et tous les autres sont invités, si bien qu'elle arrive dans tous vos agendas sous la forme d'un seul événement partagé. Idéal pour une présentation commune entre ventes et ingénierie, un entretien en panel ou tout appel où toute l'équipe doit être présente.

Round robin

Ajoutez +rr. Un créneau est alors proposé dès que quelqu'un est libre, et chaque réservation revient à une seule personne. CalendarBridge répartit équitablement : la personne libre qui attend depuis le plus longtemps une réservation sur ce lien passe en premier. Une personne sautée parce qu'elle était occupée garde sa place en tête de file au lieu de perdre son tour. C'est le lien idéal pour un bouton « Parler à un commercial » ou une page d'assistance.

Premier disponible

Ajoutez +fa. Même disponibilité qu'en round robin, mais l'attribution suit l'ordre dans lequel vous avez listé les personnes. La première personne libre à l'horaire choisi prend la réunion, et la suivante n'intervient que si elle ne peut pas. À utiliser quand il existe un ordre de priorité naturel : le responsable du compte d'abord, un remplaçant quand il est absent.

Ce que voient vos invités

Une page de réservation combinée affiche l'avatar de chaque hôte, empilés, avec tous vos noms à côté. Sur un lien tout le monde ensemble, elle indique « Réservation avec Frank Robles & Chad Gilles ». Sur un lien round robin ou premier disponible, elle indique « Réservation avec l'une de ces personnes », pour que personne ne s'attende à avoir toute l'équipe en ligne.

Une fois la réservation effectuée, la confirmation leur indique exactement avec qui ils ont rendez-vous, et l'invitation d'agenda provient de cette personne. La réunion reprend la couleur d'événement, la visioconférence, la description et les e-mails de rappel de cet hôte : elle ressemble donc à n'importe quelle autre réservation dans son agenda.

Tout ce avec quoi l'invité interagit avant cela (durée de la réunion, délai maximal de réservation, vos questions personnalisées, message d'accueil et identité visuelle) provient du premier planificateur du lien. Placez en premier la personne dont la configuration doit façonner la page.

Enregistrez les liens que vous utilisez le plus

L'assistant peut enregistrer n'importe quel lien combiné sous un nom. Les liens enregistrés sont conservés dans vos propres paramètres, ils vous suivent donc sur tous vos appareils, et vous pouvez les copier, les modifier ou les supprimer depuis la même boîte de dialogue. Enregistrer deux fois le même ensemble de personnes renomme simplement l'entrée existante.

Supprimer un lien enregistré ne le désactive pas. Un lien combiné n'est qu'une URL, et quiconque la possède peut toujours réserver. Pour en mettre un hors service, modifiez ou supprimez l'un des planificateurs qu'il contient.

Quelques points à connaître

• Chaque personne d'un lien combiné doit avoir un compte CalendarBridge avec une URL de réservation personnalisée revendiquée. Le lien est construit à partir de ces identifiants.
• Un lien accepte jusqu'à cinq personnes. Si vous avez besoin de plus de cinq personnes, contactez-nous.
• La disponibilité des hôtes concernés est revérifiée au moment où quelqu'un réserve : un créneau entre-temps occupé est refusé plutôt que réservé en double.
• Reporter une réservation round robin ou premier disponible la laisse à la même personne ; la rotation n'est pas relancée.

Questions fréquentes

Mes collègues ont-ils besoin d'un compte CalendarBridge pour figurer sur un lien combiné ?

Oui. Un lien combiné est construit à partir de l'identifiant CalendarBridge de chaque personne : chacune doit donc avoir un compte avec une URL de réservation personnalisée revendiquée. Ce sont ses propres horaires de travail et agendas que le lien consulte.

Quelle est la différence entre round robin et premier disponible ?

Les deux proposent un créneau dès qu'un hôte du lien est libre, et les deux attribuent la réunion à une seule personne. Premier disponible choisit la première personne libre dans l'ordre du lien. Round robin fait tourner les réservations : la personne libre qui attend depuis le plus longtemps une réservation passe en premier.

Quels paramètres un lien combiné utilise-t-il ?

La durée de la réunion, la fenêtre de réservation, les questions personnalisées et l'identité visuelle proviennent toujours du premier planificateur du lien. Sur un lien tout le monde ensemble, la réunion est créée dans l'agenda de cette première personne et tous les autres sont invités. Sur un lien round robin ou premier disponible, elle est créée dans l'agenda de l'hôte attribué, avec sa couleur d'événement, sa visioconférence et ses e-mails de rappel.

Combien de personnes peuvent partager un même lien combiné ?

Jusqu'à cinq. Si vous avez besoin de plus de cinq personnes, contactez-nous.