Un solo link per tutto il team: prenotazione combinata, round robin e primo disponibile

Unisci qualsiasi link di prenotazione con un + e ottieni un'unica pagina che prenota un intero team insieme, distribuisce le riunioni a rotazione tra i suoi membri oppure assegna ciascuna a chi è libero per primo.

I link di pianificazione sono sempre stati una persona, un calendario. Ora possono essere un intero team. Metti un + tra due o più handle CalendarBridge e ottieni un'unica pagina di prenotazione che legge i calendari di tutti contemporaneamente. Lasciala così e prenota tutti voi insieme. Aggiungi +rr e assegna le prenotazioni a rotazione in round robin. Aggiungi +fa e ogni riunione va alla prima persona libera.

La funzione è il link stesso

Non c'è nulla da creare e nulla da configurare. Un link combinato è semplicemente il tuo normale URL di prenotazione con più di un handle al suo interno:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: lo scheduler predefinito di ciascuno.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: uno scheduler specifico per ciascuno, scritto come handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: le stesse persone, prenotate in round robin.

Funziona nel momento stesso in cui lo digiti. Poiché legge i calendari e gli orari di lavoro di tutti in tempo reale, nessuno deve mantenere sincronizzata una disponibilità condivisa, e qualsiasi modifica sul calendario di una persona si riflette subito sul link.

Se preferisci non comporre l'URL a mano, il pulsante Crea un link combinato nella pagina Scheduler lo fa per te: scegli il tuo scheduler, aggiungi i colleghi tramite handle, scegli come assegnare le prenotazioni e copia il risultato.

Tre modi per condividere un team

È l'ultimo elemento del link a decidere chi riceve la riunione.

Tutti insieme

È la modalità predefinita. La pagina di prenotazione propone solo gli orari in cui tutte le persone del link sono libere, quindi ciò che mostra è uno slot reale per l'intero gruppo. La riunione viene creata sul calendario della prima persona e tutti gli altri vengono invitati, così compare sui calendari di tutti come un unico evento condiviso. Ideale per una presentazione congiunta di vendite e tecnici, un colloquio con più selezionatori o qualsiasi chiamata in cui serve la presenza di tutto il team.

Round robin

Aggiungi +rr. Ora un orario viene proposto se almeno una persona è libera, e ogni prenotazione va a una sola persona. CalendarBridge distribuisce le prenotazioni in modo equo: tocca alla persona libera rimasta più a lungo senza prenotazioni su quel link. Chi viene saltato perché occupato mantiene il suo posto in cima alla coda invece di perdere il turno. È il link ideale per un pulsante «Parla con le vendite» o per una pagina di assistenza.

Primo disponibile

Aggiungi +fa. Stessa disponibilità del round robin, ma l'assegnazione segue l'ordine in cui hai elencato le persone. La prima persona libera nell'orario scelto riceve la riunione, e la successiva subentra solo quando la prima non può. Usalo quando esiste una gerarchia naturale: prima il referente dell'account, poi un sostituto quando è assente.

Cosa vedono i tuoi invitati

Una pagina di prenotazione combinata mostra gli avatar di tutti gli host, sovrapposti, con i vostri nomi accanto. Su un link tutti insieme compare «Prenotazione con Frank Robles & Chad Gilles». Su un link round robin o primo disponibile compare «Prenotazione con uno tra», così nessuno si aspetta di trovare l'intero team in chiamata.

Dopo la prenotazione, la conferma indica esattamente con chi avranno la riunione, e l'invito di calendario arriva da quella persona. La riunione usa colore dell'evento, videoconferenza, descrizione ed email di promemoria di quell'host, quindi appare come qualsiasi altra prenotazione sul suo calendario.

Tutto ciò con cui l'invitato interagisce prima di quel momento (durata della riunione, con quanto anticipo può prenotare, le tue domande personalizzate, il messaggio di benvenuto e il branding) proviene dal primo scheduler del link. Metti per prima la persona la cui configurazione deve definire la pagina.

Salva i link che usi di più

Il generatore può salvare qualsiasi link combinato con un nome. I link salvati sono archiviati nelle tue impostazioni, quindi ti seguono su qualsiasi dispositivo con cui accedi, e puoi copiarli, modificarli o eliminarli dalla stessa finestra. Salvando due volte lo stesso gruppo di persone si rinomina semplicemente la voce esistente.

Eliminare un link salvato non lo disattiva: un link combinato è solo un URL, e chiunque lo abbia può ancora prenotare. Per metterne uno fuori servizio, modifica o rimuovi uno degli scheduler che contiene.

Alcune cose da sapere

• Tutte le persone presenti in un link combinato devono avere un account CalendarBridge con un URL di prenotazione personalizzato attivato. Il link si costruisce a partire da quegli handle.
• Un link supporta fino a cinque persone. Se ti servono più di cinque persone, contattaci.
• La disponibilità degli host interessati viene ricontrollata nel momento in cui qualcuno prenota, così uno slot occupato nel frattempo viene rifiutato invece di essere prenotato due volte.
• Riprogrammare una prenotazione round robin o primo disponibile la lascia alla stessa persona, senza riavviare la rotazione.

Domande frequenti

I miei colleghi hanno bisogno di un account CalendarBridge per far parte di un link combinato?

Sì. Un link combinato si costruisce a partire dall'handle CalendarBridge di ciascuna persona, quindi tutti devono avere un account con un URL di prenotazione personalizzato attivato. Il link legge i loro orari di lavoro e i loro calendari.

Qual è la differenza tra round robin e primo disponibile?

Entrambe le modalità propongono un orario se almeno un host del link è libero, ed entrambe assegnano la riunione a una sola persona. Primo disponibile sceglie la prima persona libera nell'ordine in cui compare nel link. Round robin procede a rotazione, quindi tocca alla persona libera rimasta più a lungo senza prenotazioni.

Di chi sono le impostazioni usate da un link combinato?

Durata della riunione, finestra di prenotazione, domande personalizzate e branding provengono sempre dal primo scheduler del link. Su un link tutti insieme la riunione viene creata sul calendario della prima persona e tutti gli altri vengono invitati. Su un link round robin o primo disponibile viene creata sul calendario dell'host assegnato, usando il suo colore dell'evento, la sua videoconferenza e le sue email di promemoria.

Quante persone possono condividere un link combinato?

Fino a cinque. Se ti servono più di cinque persone, contattaci.