Eén link voor het hele team: gezamenlijk, round robin en eerst beschikbaar boeken

Verbind boekingslinks met een + en krijg één pagina die een heel team samen boekt, afspraken over het team laat rouleren of elke afspraak geeft aan wie het eerst vrij is.

Planningslinks waren altijd één persoon met één agenda. Nu kunnen ze een heel team zijn. Zet een + tussen twee of meer CalendarBridge-handles en je krijgt één boekingspagina die ieders agenda tegelijk leest. Laat je het daarbij, dan boekt de link jullie allemaal samen. Voeg +rr toe en boekingen rouleren via round robin. Voeg +fa toe en elke afspraak gaat naar de eerste persoon die vrij is.

De link is de functie

Er valt niets aan te maken en niets in te stellen. Een gecombineerde link is gewoon je normale boekings-URL met meer dan één handle erin:

• calendarbridge.com/book/frank+chad: ieders standaardplanner.
• calendarbridge.com/book/frank_sales+chad_sales: per persoon een specifieke planner, geschreven als handle_scheduler.
• calendarbridge.com/book/frank+chad+rr: dezelfde mensen, geboekt via round robin.

De link werkt zodra je hem typt. Omdat hij ieders actuele agenda's en werkuren leest, hoeft niemand een gedeelde beschikbaarheid bij te houden, en een wijziging in iemands agenda is direct zichtbaar op de link.

Wil je de URL liever niet met de hand samenstellen? Dan doet de knop Gecombineerde link maken op de pagina Planners het voor je: kies je planner, voeg teamgenoten toe op handle, kies hoe boekingen worden toegewezen en kopieer het resultaat.

Drie manieren om een team te delen

Het laatste onderdeel van de link bepaalt wie de afspraak krijgt.

Iedereen samen

De standaard. De boekingspagina biedt alleen tijden aan waarop iedereen op de link vrij is, dus wat je ziet is een echt tijdslot voor de hele groep. De afspraak wordt aangemaakt in de agenda van de eerste persoon en alle anderen worden uitgenodigd, zodat hij als één gedeelde afspraak in al jullie agenda's komt. Ideaal voor een kennismaking met sales en engineering, een panelgesprek of elk gesprek waarbij het hele team aanwezig moet zijn.

Round robin

Voeg +rr toe. Nu wordt een tijd aangeboden als iemand vrij is, en elke boeking gaat naar één persoon. CalendarBridge verdeelt eerlijk: de vrije persoon die het langst geen boeking via die link heeft gehad, is als volgende aan de beurt. Wie werd overgeslagen omdat hij bezet was, blijft vooraan in de rij staan en verliest zijn beurt niet. Dit is de link voor een knop “Praat met sales” of een supportpagina.

Eerst beschikbaar

Voeg +fa toe. Dezelfde beschikbaarheid als bij round robin, maar de toewijzing volgt de volgorde waarin je de mensen hebt opgegeven. De eerste persoon die op het gekozen tijdstip vrij is, krijgt de afspraak, en de volgende springt pas bij als die niet kan. Gebruik dit als er een vaste rangorde is: eerst de accountmanager, en een vervanger als die afwezig is.

Wat je genodigden zien

Een gecombineerde boekingspagina toont de avatars van alle hosts, op elkaar gestapeld, met al jullie namen ernaast. Bij een link met iedereen samen staat er “Boeken met Frank Robles & Chad Gilles.” Bij een link met round robin of eerst beschikbaar staat er “Boeken met een van”, zodat niemand het hele team in het gesprek verwacht.

Na het boeken vertelt de bevestiging precies bij wie de genodigde terechtkwam, en de agenda-uitnodiging komt van die persoon. De afspraak krijgt de afspraakkleur, het videovergaderen, de beschrijving en de herinneringsmails van die host, zodat hij eruitziet als elke andere boeking in diens agenda.

Alles waar de genodigde daarvoor mee te maken heeft (afspraakduur, hoe ver vooruit er geboekt kan worden, je eigen vragen, het welkomstbericht en de huisstijl) komt van de eerste planner in de link. Zet dus de persoon vooraan wiens instellingen de pagina moeten bepalen.

Bewaar de links die je het vaakst gebruikt

De generator kan elke gecombineerde link onder een naam opslaan. Opgeslagen links staan in je eigen instellingen, dus ze volgen je login op elk apparaat, en je kunt ze in hetzelfde venster kopiëren, bewerken of verwijderen. Sla je dezelfde groep mensen twee keer op, dan krijgt het bestaande item gewoon een nieuwe naam.

Een opgeslagen link verwijderen schakelt hem niet uit. Een gecombineerde link is alleen een URL, en iedereen die hem heeft, kan er nog steeds mee boeken. Wil je er een buiten gebruik stellen, wijzig of verwijder dan een van de planners erin.

Goed om te weten

• Iedereen op een gecombineerde link heeft een CalendarBridge-account met een geclaimde eigen boekings-URL nodig. De link wordt opgebouwd uit die handles.
• Een link ondersteunt maximaal vijf personen. Heeft u er meer dan vijf nodig? Neem contact met ons op.
• Op het moment dat iemand boekt, wordt de beschikbaarheid van de betreffende hosts opnieuw gecontroleerd, zodat een tijdslot dat intussen bezet is geraakt wordt geweigerd in plaats van dubbel geboekt.
• Een boeking via round robin of eerst beschikbaar verzetten houdt hem bij dezelfde persoon. De rotatie wordt dan niet opnieuw uitgevoerd.

Veelgestelde vragen

Hebben mijn teamgenoten een CalendarBridge-account nodig om op een gecombineerde link te staan?

Ja. Een gecombineerde link wordt opgebouwd uit de CalendarBridge-handle van elke persoon, dus iedereen op de link heeft een account met een geclaimde eigen boekings-URL nodig. De link leest hun eigen werkuren en agenda's.

Wat is het verschil tussen round robin en eerst beschikbaar?

Beide bieden een tijd aan als een host op de link vrij is, en beide geven de afspraak aan precies één persoon. Eerst beschikbaar kiest de eerste vrije persoon in de volgorde van de link. Round robin rouleert, zodat de vrije persoon die het langst geen boeking heeft gehad als volgende aan de beurt is.

Wiens instellingen gebruikt een gecombineerde link?

Afspraakduur, boekingsvenster, eigen vragen en huisstijl komen altijd van de eerste planner in de link. Bij een link met iedereen samen wordt de afspraak aangemaakt in de agenda van die eerste persoon en worden alle anderen uitgenodigd. Bij een link met round robin of eerst beschikbaar wordt hij aangemaakt in de agenda van de toegewezen host, met diens afspraakkleur, videovergaderen en herinneringsmails.

Hoeveel mensen kunnen één gecombineerde link delen?

Maximaal vijf. Heeft u er meer dan vijf nodig? Neem contact met ons op.